La prise de rendez-vous en ligne en mairies et collectivités
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- La prise de rendez-vous en ligne en mairies et collectivités
Les administrations publiques et privées sont amenées à gérer des sollicitations importantes entraînant des périodes d’attente de parfois plusieurs mois. La prise de rendez-vous en ligne permet alors de normer les processus, de canaliser les demandes tout en apportant informations, rappels et automatismes au fil du temps.
Passeport, CNI, une nouvelle interface de prise de rendez-vous pour les administrés
Une alternative à la prise de rendez-vous par téléphone ou aux demandes à l’accueil
Les demandes effectuées en mairie ou en collectivités peuvent d’abord concerner des publics très différents pour lesquels il est primordial d’apporter un maximum d’encadrement et d’accompagnement. Or cela peut vite devenir chronophage et porter atteinte à l’organisation de l’équipe.
En proposant une solution de prise de rendez-vous en ligne, vous offrez ainsi une nouvelle alternative pour la réservation de services administratifs, source de soutien automatisé et d’efficacité pour votre établissement.
Vous pourrez continuer à prendre rendez-vous pour vos administrés par le back office ou envoyer des liens par mails pour inviter à prendre rendez-vous et tout sera consigné dans la plateforme.
Une organisation de services personnalisable en fonction de votre mode opératoire et de votre infrastructure
Avec Agendize vous pouvez choisir la nature des groupes de services : en mairie, un groupe de services peut être par exemple dédié à la prise de rendez-vous pour les CNI, un autre pour les passeports et un ou plusieurs autres pour les autres services : État civil, naissances, mariages, PACS, inscriptions scolaires, ou encore pour les différents types de consultations proposés (conseils juridiques, rendez-vous avec des élus…).
Vous pouvez ensuite personnaliser le type de service, la durée, le visuel, la description, ainsi que les guichets correspondants ou les équipes associées.
Un temps de latence après rendez-vous peut ensuite être prévu afin d’anticiper un retard ou un temps de préparation entre deux administrés.
Des notifications automatiques par mail ou par SMS
Il arrive enfin régulièrement que les rendez-vous soient programmés plusieurs mois à l’avance, il est donc indispensable d’informer les administrés de la prise en compte des demandes non seulement lors de la réservation mais également quelques jours ou quelques heures avant l’échéance. Vous pouvez pour cela programmer dans le back office la nature des notifications et rappels que vous souhaitez envoyer ainsi que la chronologie de leur envoi.
Une synchronisation avec vos outils internes : agenda, solution de visioconférence...
L’agenda de vos équipes connecté à la plateforme Agendize
Que votre établissement ait mis en place la suite Office.com avec l’utilisation d’un agenda collaboratif via Outlook, ou la suite Google, une synchronisation permet nativement de faire remonter les rendez-vous existants sur chaque agenda.
Les créneaux proposés sont ainsi mis à jour en temps réel et correspondent aux disponibilités effectives de vos équipes. Vous évitez ainsi le risque de doublon et les rendez-vous à reprogrammer manuellement.
Des rendez-vous en visioconférence ou par téléphone
Pour d’autres types de services il est par ailleurs également possible d’envisager des rendez-vous à distance, pour joindre une permanence téléphonique, échanger sur un dossier ou consulter un élu. Vous pouvez alors configurer dans l’écran de paramétrage du service l’emplacement “Par téléphone” ou “Visioconférence” :
Si une synchronisation Teams est effectuée, le lien correspondant à l’adresse mail du guichet ou du collaborateur sera automatiquement envoyé dans la notification d’acceptation de rendez-vous.
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