Gestion d'un restaurant

Principe général

Il est possible d'utiliser le module de prise de rendez-vous pour gérer les réservations de tables. L'idée est de fonctionner avec une ressource "Réserver une table" où le client indique le nombre de couverts souhaités (indiqué en bas à droite des carrés roses).

La vue semaine permet elle de constater la répartition de la charge de travail et adapter les emplois du temps des serveurs/cuisiniers selon le nombre de couverts à satisfaire.

La vue journalière permet de se focaliser sur la journée actuelle (ou autre) et prévoir les tables.

En cliquant sur un créneau on peut consulter le détail d'un créneau : qui a pris la réservation et pour combien de personnes.

En cliquant sur une réservation on y retrouve toutes les informations de contacts et l'intégralité des champs renseignés lors de la prise de rendez-vous.

Ressources : le nombre de couverts

Agendize s'adapte à la restauration par sa facilité de mise en place du widget. Il suffit de paramétrer une seule ressource "Réserver une table" et de demander ensuite le nombre de couverts souhaités. Le restaurateur peut alors lui même organiser ses tables selon le nombre de couverts réservés et ainsi prévoir les tables restantes pour les réservations spontanées.

La suite du processus de réservation peut inclure un questionnaire pour recueillir de nombreuses informations utiles sur les convives:

• allergies
• anniversaire
• présence d'enfants
• impératif horaire
• etc.

Voici la configuration type d'une telle ressource (exemple pour un restaurant avec une capacité de 30 couverts à la réservation) :

Note : Un temps intercalé peut être intéressant pour y compter le temps de préparation d'une table avant les prochains convives et pour prévoir de possibles variation du temps passé à table de certaines tables importantes.

Présentation du widget

Le module de réservation débute par le choix du nombre de convives.

Le client peut alors sélectionner une date et un horaire pour sa réservation. Les créneaux prennent en compte la durée de la ressource.

Il est possible de rajouter des champs au formulaire. Comme pour recueillir toute information utile comme la présence d'allergies, d'un anniversaire, etc.

Une durée de repas peut être prévue en fonction du nombre de convives, prévoyez pour cela un temps moyen de repas sur lequel vous pouvez ajouter un temps intercalé qui empêchera une nouvelle réservation sur la durée définie après la fin de la réservation.

Une validation manuelle des rendez-vous peut sinon permettre d’accepter ou de refuser les demandes de réservation faites en ligne.

Un message de remerciement est ensuite affiché en fin de parcours fournissant le récapitulatif de la réservation que l'utilisateur peut configurer et personnaliser à sa guise :

Processus de réservation

Il est intéressant de configurer les points suivants dans le processus de réservation :

• Le délai sous lequel des réservations peuvent être effectuées ;
• Le fait que les réservations soient acceptées automatiquement sans devoir être validées par un responsable quelconque.

Files d'attentes

L'outil de gestion de files d'attentes peut être un réel plus pour un restaurant. Au lieu de perdre de potentiels clients, ceux-ci pourront faire une petite balade et seront notifiés dès qu'une table adaptée sera disponible.

Modèles de message

La formulation des emails envoyés aux client doit naturellement refléter la confirmation de réservation et les instructions d'arrivée. Il peut aussi être intéressant de spécifier les modes de paiement disponibles.

Notifications par SMS et email

Rappels

Le rappel SMS peut être très efficace 24h à l'avance pour redonner les informations sur l'horaire ou des instructions spécifiques.

Les clients ayant indiqué un numéro de téléphone fixe ne recevront naturellement pas de SMS.

Avis client

Ne perdez pas l'occasion de savoir comment s'est passé le repas :

L'email envoyé pour demander ce feedback peut être modifié pour remplacer le lien d'avis par les avis de votre page Google My Business et ainsi gagner de la visibilité sur Google et Google Maps.

Option d'utilisation intéressante

Dans le cas du restaurant il est intéressant d'enregistrer également dans le logiciel les réservations spontanées. Pourquoi ? Pour pouvoir mieux retracer le nombre de couverts que vous avez fait hier, la semaine dernière, il y a 6 mois. Mais aussi pour renseigner dans sa base de données l'intégralité des contacts de votre établissement. Cela peut être utile pour les notifier ou pour mieux les "reconnaître" lors de leur prochain repas. Via la réservation en "mode libre" vous pourrez même n'indiquer qu'un nom si le client ne souhaite pas divulguer toutes ses informations personnelles.