Création et gestion des équipiers

L'équipier représente la personne ou l'employé qui va apporter le service au client. La disponibilité du service sera calculée en fonction de celles du ou des équipiers affectés à ce service.

TABLE OF CONTENTS

• Création et gestion des équipiers
  • Tutoriel en vidéo
  • Ajouter un équipier
  • Modifier les informations d'un équipier
    • Informations de contact et rôle
    • Paramètres avancés
  • Créer et gérer des groupes d'équipiers

Tutoriel en vidéo

Créer et modifier les équipiers :

Définir les disponibilités des équipiers :

Ajouter un équipier

Depuis votre Console, cliquez sur Paramètres sur la gauche de votre écran, en dessous de Rendez-vous, cliquez sur Equipe, puis sur "Ajouter un staff".

Modifier les informations d'un équipier

Informations de contact et rôle

Depuis la console, allez sur Paramètres, puis Equipe et sélectionnez l'équipier que vous souhaitez modifier. Vous pouvez alors renseigner/modifier les nom, prénom, genre, téléphone et mail de l'équipier.

Couleur: En choisissant une couleur, vous pourrez alors distinguer facilement les rendez-vous attribués à l'équipier depuis la vue du calendrier.

Rôle: Choisissez le rôle que vous souhaitez attribuer à l'équipier

• Aucun : Il ne pourra pas se connecter à la plateforme Agendize
• Administration : Il pourra gérer les paramètres (équipe, services etc) et les rendez-vous
• Planification : Il pourra gérer les rendez-vous
• Voir : il pourra seulement consulter le calendrier

Note : Les rôles sont personnalisables dans les paramètres généraux du compte 

Equipier disponible pour la prise de rendez-vous en ligne : En cochant cette case, vous rendez le calendrier de votre équipier disponible pour la prise de rendez-vous en ligne. Si cette case n'est pas cochée, les horaires de l'équipier ne seront pas proposées au client lors de la prise de rendez-vous en ligne.

Horaires de l'équipier : Par défaut, les horaires de l'entreprise seront affectées à votre équipier.  Ces horaires peuvent être personnalisées en décalant les début et fin des périodes affichées. Pour changer les horaires de l'équipier uniquement sur une période donnée, utilisez les périodes spécifiques (par exemple : mi-temps, hausse temporaire d'activité ou heures supplémentaires prévues). 

Photo de l'équipier : Vous pouvez ajouter la photo de votre équipier et l'afficher dans le widget de prise de rendez-vous en ligne.

Calendriers Sync: Cliquez sur le lien pour inviter votre équipier à synchroniser une calendrier externe (Google Calendar ou Office 365)

Le lien va ouvrir un modèle de message dans lequel vous pouvez modifier l'adresse mail, le sujet ou le contenu du mail qui sera envoyé à votre équipier pour l'inviter à synchroniser son calendrier externe.

Note : Vous devez activer l'option de synchronisation des calendriers dans les paramètres Calendriers Sync. 

URL d'un iCalendar externe : Vous pouvez associer un calendrier ICS publié en ligne à un équipier, qu'il s'agisse de vos disponibilités partagés sur votre serveur Microsoft Exchange, d'un agenda iCloud ou tout simplement d'un calendrier public des jours fériés de votre pays.

Paramètres avancés

Accédez aux paramètres avancés :

Services du membre de l'équipe : Cochez ou décochez les services. Si le service est coché, cela signifie que l'équipier est apte à réaliser le service. Vous pouvez également définir un prix propre à l'équipier pour un service donné.

Indisponibilités : Définissez ici les périodes non travaillées, vacances ou congés de l'équipier : cliquez sur "Ajouter des indisponibilités" puis sélectionnez la date de début et de fin de la période.

Créer et gérer des groupes d'équipiers

Pour gérer les groupes d'équipiers, depuis votre console, cliquez sur Paramètres, Equipe puis sur Groupe en haut de la page. Pour créer un groupe d'équipier, cliquer sur "Ajouter un groupe". Pour modifier les paramètres d'un groupe, cliquez sur le nom du groupe concerné.

Nom : Ce nom ne sera pas édité dans le widget mais vous permettra d'identifier le groupe d'équipiers comme filtre dans votre widget.

Couleur : Servira dans la vue calendrier

Horaires des membres du groupe :  Par défaut, les horaires de l'entreprise seront affectées au groupe d'équipiers. Vous pouvez simplement modifier ces horaires par "drag and drop". 

Périodes spécifiques : Les périodes spécifiques vous permettent de gérer des exceptions dans les horaires de votre groupe d'équipiers sur une période définie (par exemple : dimanches travaillés pendant la période de fêtes, ou journées plus courtes pendant une baisse d'activité saisonnière).

Membres de l'équipe inclus : Sélectionnez ici les équipiers faisant partie du groupe défini.

ID externe : Identifiant de ce groupe d'équipiers dans votre propre système d'information.