Zapier : paramétrer des workflows vers des applications externes

Connecter votre compte Agendize à votre compte Zapier gratuit ou payant

Débuter avec un compte gratuit Zapier

Automatiser ses tâches grâce à Zapier peut tout d’abord se faire par l’utilisation d’un compte en freemium. Les limites apparaissent alors en termes de nombre de tâches par mois, 100 maximums et de nombres de “Zaps”, comprenez scénarios d’automatisation dont 5 peuvent être actifs au maximum avec ce plan, avec une seule étape de workflow.

Beaucoup d’ouvertures d’applications sont disponibles avec le plan gratuit (dont Agendize) mais certaines comme Salesforce peuvent être cependant payantes. Vous pourrez trouver ici la liste des applications disponibles, plus de 4000 en 2022 !

Vous pouvez ensuite souscrire à des plans payants pour aller plus loin dans l’accès aux services.

Activer l’automatisation via Agendize ou directement par votre compte Zapier

Pour commencer les automatisations, vous pouvez d’abord accéder aux Zaps proposés via le back-office Agendize, en vous rendant dans la rubrique Paramètres / Services externes / Listes de diffusion et CRM.

Cinq Zaps sont alors proposés, pour créer votre propre scénario d’automatisation, pouvez cliquer sur “Create from scratch” ou accéder directement à votre compte Zapier.

Créer un Zap : nouveau rendez-vous Agendize & renseignement automatique d’un feuillet Google Sheets

Sélectionner l’application source : ici Agendize 

Dans ce premier exemple d’utilisation, l’événement déclencheur vient d’Agendize, vous devez donc en premier lieu sélectionner l’application dans Zapier :

Puis vous devez sélectionner l’événement (Trigger) pour lequel vous souhaitez qu’une action soit automatiquement effectuée sur une application tierce. Ici nous choisissons “New Appointment” (Nouveau rendez-vous), pour créer une action à chaque nouveau rendez-vous programmé.

Différents choix sont disponibles, le déclencheur aurait pu être “New Form Response” (Nouvelle réponse à un formulaire) si nous avions souhaité que chaque nouveau formulaire Agendize rempli entraîne l’action à effectuer.

Zapier vous demande alors de choisir votre compte Agendize. Vous pouvez choisir un compte existant si des Zaps ont déjà été effectués par des collaborateurs ou cliquer sinon sur “+ Connect a new account” (Connecter un nouveau compte). 

Vous pourrez alors renseigner la clé API Agendize ou le Token SSO de votre compte, puis obligatoirement un sous-domaine, le plus souvent https://france.agendize.com,  https://app.agendize.com, ou encore https://us.agendize.com pour les clients dont l’hébergement est basé aux États-Unis.

Note : Pour tout autre domaine en marque privée, rapprochez vous de votre référent technique Agendize pour plus de renseignements.

Vous pouvez à ce moment consulter puis accepter les conditions générales de connexion des données via Zapier.

Il vous reste ensuite à choisir le Company ID, succursale de votre compte Agendize qui sera concernée par votre scénario d’automatisation. Une liste vous est alors proposée :

Une fois la succursale sélectionnée, un test est effectué par Zapier pour vérifier l’accès aux informations.

Sélectionner l’application de destination : ici Google Sheets

Votre “Trigger”, événement source, est désormais paramétré, vous pouvez donc sélectionner l’action, l’application engagée et la tâche à effectuer.

Nous sélectionnons ici Google Sheets. Comme pour Agendize, Zapier vous invite à renseigner votre compte et à le connecter si besoin. Vous paramétrez ensuite un “Event” (événement actionné) : ici “Create Spreadsheet Row” (créer une ligne au feuillet).

Vous pouvez alors choisir “My Google Drive” ou le drive souhaité pour retrouver vos documents, puis le document sur lequel l’action sera effectuée (Spreadsheet) ainsi que le feuillet (Worksheet) sur lequel les informations seront ajoutées à chaque nouveau rendez-vous.

Renseigner la table des correspondances pour alimenter Google Sheets

Dans la rubrique “Rows” (lignes) il vous reste enfin à indiquer à Zapier les emplacements du tableau Google Sheet où vous désirez renseigner les informations issues de la prise de rendez-vous Agendize.

Vous pouvez cliquer sur les champs et rechercher les objets pertinents pour votre tableau.

Une fois votre sélection effectuée, un test est de nouveau proposé par Zapier. Une fois réalisé vous pouvez publier votre Zap et vérifier son activation dans votre console Zapier. Chaque rendez-vous programmé renseignera ainsi automatiquement les informations dans votre tableau :

En cas de compte Zapier professionnel : ajout de filtres et de conditionnels

Si vous bénéficiez d’un compte Zapier payant, vous pourrez ainsi multiplier les Zaps et leurs étapes de workflows, en ajoutant notamment des filtres conditionnels pour vous permettre d’activer les automatismes uniquement sur certaines catégories de clients par exemple, par fonction ou pour des services en particulier.