Lecture des indisponibilités d'un équipier sur un calendrier externe via une adresse ICS/ICal

La synchronisation via un connecteur Agendize est possible avec Google Calendar, Office 365 et Windows Live. Dans les autres cas, il faudra utiliser un abonnement ICS ou iCal pour tenir compte des rendez-vous existants.

Avec la synchronisation ICS et ICAL, Agendize peut prendre en compte les indisponibilités de vos équipiers utilisant des calendriers externes (par exemple : iCloud, Microsoft Exchange, Zimbra) ou tout autre calendrier respectant ces standards. Autrement dit : aucun rendez-vous ne sera pris pour un équipier si un rendez-vous apparaît sur ce créneau dans un agenda externe.

Récupérer les rendez-vous d'un calendrier externe dans Agendize

Premièrement, dans les paramètres de votre calendrier externe (associé en général à une messagerie électronique), récupérez l'adresse ICS ou ICAL de votre calendrier.

Ensuite, dans votre compte Agendize, tout en bas de la fiche de l'équipier (Console > Paramètres > Equipe > Equipier), le champ URL d'un iCalendar externe permet d'indiquer l'adresse de publication du calendrier externe que vous venez d'obtenir.

En enregistrant un calendrier externe à cet endroit, les disponibilités qui seront montrées aux clients finaux lors de la prise de rendez-vous tiendront compte des créneaux déjà occupés par les rendez-vous du calendrier externe.

Récupérer les rendez-vous Agendize dans votre calendrier externe

Agendize met à disposition une adresse de fichier ICS correspondant au calendrier de l'équipier. Allez dans Console > Paramètres > Calendriers Sync. Vous pouvez alors accéder aux calendriers ICS pour :

• Les équipiers ;
• Les groupes d'équipiers ;
• L'ensemble des rendez-vous de la succursale.

Chaque équipier peut ainsi disposer d'un lien ICS. Grâce à ce lien, vous pourrez voir tous vos rendez-vous Agendize dans un logiciel de calendrier tiers (eg: agenda de votre smartphone, iCal, Outlook, webmail).

Paramètres de configuration de la période à exporter

Il est possible de définir la période du calendrier ICS de l'équipier à importer dans votre calendrier via les paramètres suivant :

• startPeriod : nombre de jours ou de mois avant la date du jour
• endPeriod : nombre de jours ou de mois après la date du jour

Valeurs que peuvent prendre ces paramètres :

• Type de période : DAY ou MONTH
• Opérateur : le signe - pour startPeriod ou bien %2B correspondant au + pour endPeriod
• la quantité : un chiffre ou un nombre (attention, plus la période est longue, plus les calculs de dispos seront longs)

Les valeurs par défaut sont de -15 jours à +1 mois.

Exemples de périodes : 

• Entre 15 jours avant et 6 mois après la date du jour :
  https://adresse/fichier.ice?startPeriod=DAY-15&endPeriod=MONTH%2B6
• Entre 2 mois et 1 an :
  https://adresse/fichier.ice?startPeriod=MONTH-2&endPeriod=MONTH%2B12