Prise de rendez-vous · Les bases de la prise de rendez-vous
Le service représente la prestation apportée par un équipier à un ou plusieurs clients, en utilisant potentiellement une ou plusieurs ressources.
Accéder aux services
Pour gérer vos services, allez sur votre Console, et cliquez sur Paramètres puis Services.
Pour ajouter un service, cliquez sur le bouton Ajouter un service. Si vous souhaitez modifier un service existant, cliquez sur le nom du service à ouvrir.
Configuration générale d'un service
Une fois sur la page de configuration du service, vous pouvez le définir ou le modifier.
Général
La section Général vous permet de définir les paramètres principaux d’un service, qu’il s’agisse d’une création ou d’une modification. Ces informations conditionnent la façon dont le service apparaîtra dans le widget de prise de rendez-vous, ainsi que son comportement dans l’interface de gestion.
Le nom du service est obligatoire et doit être formulé de manière claire, puisqu’il sera visible par vos clients. Vous pouvez également ajouter une image illustrative : celle-ci apparaîtra dans le widget sur la page de présentation du service. Si aucune image n’est renseignée, une illustration par défaut sera automatiquement utilisée.
Une description peut être ajoutée pour préciser le contenu du service, apporter des consignes particulières ou informer le client sur les éléments à prévoir avant le rendez-vous. Cette description s’affiche directement dans le widget, sur la page de détail du service. Il est recommandé d’y inclure les informations qui peuvent aider à réduire les oublis ou les annulations.
La durée du service correspond au temps effectif du rendez-vous, tel qu’il sera affiché au client. Cette durée est fixe et ne peut pas être modifiée au moment de la prise de rendez-vous. Si nécessaire, vous pouvez également ajouter un temps de préparation et/ou un temps de suivi : ces buffers sont automatiquement pris en compte dans le calcul des disponibilités. Ils permettent de vous dégager un temps avant ou après chaque rendez-vous, sans impacter la durée affichée au client.
Vous avez la possibilité d’associer un ou plusieurs emplacements au service. En cas de service multi-emplacement, le client pourra choisir l’adresse qui lui convient le mieux lors de sa réservation. Les emplacements doivent être déjà enregistrés dans votre compte, et sont sélectionnables via la liste déroulante.
Enfin, vous pouvez rattacher une catégorie au service. Elle s’affiche dans le widget et permet de structurer l’offre de manière plus lisible pour vos clients, en créant un parcours adapté à leurs besoins. Cela est particulièrement utile pour organiser une prise de rendez-vous en plusieurs étapes ou thématiques.
La visibilité du service peut être définie comme publique (accessible à tous depuis le widget), dissimulée (accessible uniquement via un lien direct), ou privée (visible uniquement depuis la console). Cette flexibilité vous permet de proposer certains services à des publics ciblés ou de les réserver à un usage interne.
Des options supplémentaires sont disponibles, comme par exemple le lien à une ou plusieurs ressources ou bien encore la possibilité d'indiquer une capacité.
La capacité est le nombre de rendez-vous maximum qui peut être pris sur un même créneau horaire. Par exemple, un cours de yoga pourra accepter 12 personnes, tandis qu'un coiffeur ne peut couper les cheveux qu'à une seule personne à la fois.
L'emplacement du service peut être renseigné :
- Adresse de l'entreprise (par défaut) ;
- Par téléphone ;
- En visioconférence (si recours à l'une des solutions nativement supportées) ;
- Emplacement personnalisé ("À votre adresse").
La durée du service est définie dans Flux de service. Le temps intercalé représente le temps que l'on rend indisponible a après la service, de sorte qu'il est impossible de prendre un autre rendez-vous avant la fin de ce temps supplémentaire. Cela laisse le temps de préparer le rendez-vous, se déplacer, ou ensuite ranger du matériel, finaliser le dossier, rédiger un compte-rendu...
Pour l'hôtellerie ou tout autre activité commençant un jour et finissant le suivant, il est possible d'activer le Service de nuit.
Équipiers associés au service
Vous pouvez définir les équipiers qui sont habilités à réaliser le service :
Autres paramètres
Limitation éventuelle sur le nombre de rendez-vous possibles pour ce service chaque jour :
Définition du délai minimal et du délai maximal de prise de rendez-vous, en alternative à ceux configurés au niveau de l'établissement :
Possibilité de réserver plusieurs fois le même rendez-vous sur des créneaux consécutifs (par exemple : permettre de s'inscrire à deux cours de conduite d'affilée) :
Disponibilité du service pour le client final et/ou pour l'équipier dans la console, ou bien utilisable par un lien direct vers le service via un emailing par exemple, pour une prestation sur invitation uniquement :
Vous pouvez définir les règles de validation devant s'appliquer à la réservation de ce service : automatique, validation par le manager, ou validation par l'équipier.
Clé externe (externalId) pour faciliter le lien à d'autres applications de votre système d'information ou pour standardiser les ID des services dans vos appels API :
Ressources associées
Il est possible de définir les ressources nécessaires (salle de réunion, cabine de soins, voiture, kit médical, outil, place assise dans une salle de formation) à la réalisation du service.
Dans ce cas, lorsqu'un service est réservé, toutes les ressources associées sont réservées en même temps, sous réserve de disponibilité de celles-ci.
Photo du service
Vous pouvez ajouter une image qui représentera votre service dans les messages envoyés par email et dans le module de prise de rendez-vous.
Configuration avancée
Sur l'onglet Avancé, vous avez la possibilité de cacher le service pour les clients. Vous pouvez définir un ID externe afin de faire le lien avec un autre logiciel de votre SI.
Gestion des services
Vous pouvez dupliquer une service enregistré. Cela permet de configurer de manière générale un service puis de créer plus vite d'autres services.
Vous pouvez également supprimer un service qui n'est plus nécessaire.
Créer un groupe de services
Grouper les services permet de les catégoriser et limiter l'utilisateur de la barre de défilement ou de la molette de la souris. Cela facilite aussi la lecture par le client lorsque le nombre de service devient conséquent. Cela permet par ailleurs à vos clients d'identifier facilement les services qui peuvent les concerner :
- Pour un assureur, deux exemples de groupes : Je suis client / Je ne suis pas client
- Pour un coiffeur, trois groupes : Femmes, Hommes et Enfants
Sur la page de liste des Services, sélectionner Groupes, puis Ajouter un groupe :
Renseignez le nom du groupe et les services associés :
Les prestations sont alors présentées de façon regroupée dans le widget.