Paramétrage du processus de prise de rendez-vous et de réservation

TABLE OF CONTENTS

• Paramétrage du processus de prise de rendez-vous et de réservation
  • Cas d'une prise de rendez-vous (service ou prestation assurée par un équipier)
    • Règles
    • Mode de prise de rendez-vous
  • Cas d'une réservation (gestion de ressources : chambre d'hôtel, location de matériel, repas en restauration)
    • Règles
    • Mode de prise de rendez-vous

Dirigez-vous dans Console, puis dans le menu latéral Paramètres de la prise de rendez-vous et sélectionnez la succursale souhaitée. Cliquez enfin dans Processus.

Cas d'une prise de rendez-vous (service ou prestation assurée par un équipier)

Les paramètres du processus de prise de rendez-vous permettent d'adapter la façon dont vos clients pourront choisir la date et l'heure de leur rendez-vous. Cette part du paramétrage vous permet de définir le type de validation des rendez-vous et le délai sous lequel un nouveau rendez-vous peut avoir lieu.

Règles

• Les nouveaux rendez-vous pris ont-ils besoin d'être vérifiés et validés ? Indiquez si les rendez-vous pris depuis le widget public doivent donner lieu à une validation manuelle, par le manager (auquel cas, il vous sera peut-être utile de recevoir des emails de notification via les notifications pour l'entreprise) ou par l'équipier assigné.
• Quel type d'utilisateur peut prendre rendez-vous via votre widget public ? Indiquez si vous souhaitez restreindre la prise de rendez-vous à votre clientèle (patientèle) actuelle (c'est-à-dire : déjà dans votre base CRM). Vous pouvez également définir un motif (pattern) en fonction duquel l'adresse email de tout client devra satisfaire pour permettre le rendez-vous.
• Intervalle de temps dans lequel il est possible d'effectuer une réservation : le délai minimum sous lequel un nouveau rendez-vous peut avoir lieu et maximum.
• Prendre en compte les fermetures de l’entreprise : Le délai minimal de prise de rendez-vous sera calculé sur la base des jours ouvrés de l'entreprise.
• Nombre maximum de rendez-vous par client et par jour : Indiquez le nombre maximum de prises de rendez-vous que vous autorisez.
• Nombre maximum de rendez-vous par client et par semaine : Indiquez le nombre maximum de prises de rendez-vous que vous autorisez.
• Notifier les clients lorsqu'un rendez-vous similaire pour une date plus proche se libère : Envoi automatique d'un email aux clients ayant un rendez-vous plus tard si une date plus tôt se révèle disponible suite à une annulation (cas d'une liste d'attente pour un cabinet médical) au moins 48 heures avant le rendez-vous déjà planifié.

Mode de prise de rendez-vous

Définissez l'ordre dans lequel doivent être proposés les choix pour la prise de rendez-vous :

• Service : Le client choisit le service, et un équipier est automatiquement associé :
  • Répartition intelligente de la charge de travail : le rendez-vous sera associé à un équipier disponible en cherchant à équilibrer la charge de travail de l'équipe sur une journée ou une semaine glissante ;
  • Historique de la charge de travail : si le client a déjà pris rendez-vous par le passé dans la période sélectionné, c'est idéalement le même équipier qui sera associé pour ce nouveau rendez-vous. Sinon la répartition sera faite de façon équilibrée entre les équipiers disponibles sur la journée ou la semaine glissante ;
  • Répartition équitable : le rendez-vous est attribué à l'équipier disponible ayant le moins de RDV tenus ou prévus sur la période sélectionnée.
• Service + équipier : Le client choisit le service, puis sélectionne l'un des équipiers pouvant effectuer la prestation. 
• Équipier + service : Le client choisit l'équipier (par exemple : le coiffeur ou conseiller habituel), et indique ensuite le service attendu.

Note : Vous pouvez aussi utiliser un paramètre d'URL pour modifier le mode de prise de rendez-vous par défaut via le paramètre schedulingMode. Retrouvez tous les paramètres GET et JS dans notre article Paramètres GET et JS du widget de prise de rendez-vous.

Important à savoir : Lorsqu'un client choisi de replanifier son rendez-vous, le mode de répartition de la charge n'est pas prise en compte. En effet, dans ce cas précis, le widget ne proposera les créneaux disponibles qu'en gardant le même équipier prévu à la base.

Cas d'une réservation (gestion de ressources : chambre d'hôtel, location de matériel, repas en restauration)

Règles

• Les nouveaux rendez-vous pris ont-ils besoin d'être vérifiés et validés ? Indiquez si les réservations prises depuis le widget public doivent donner lieu à une validation manuelle par l'entreprise.
• Quel type d'utilisateur peut prendre rendez-vous via votre widget public ? Indiquez si vous souhaitez restreindre la prise de rendez-vous à votre clientèle actuelle (c'est-à-dire : déjà dans votre base CRM). Vous pouvez également définir un motif (pattern) en fonction duquel l'adresse email de tout client devra satisfaire pour permettre le rendez-vous.
• Intervalle de temps dans lequel il est possible d'effectuer une réservation : le délai minimum sous lequel une nouvelle réservation peut avoir lieu et maximum.
• Nombre maximum de rendez-vous par client et par jour : Indiquez le nombre maximum de réservations que vous autorisez.
• Nombre maximum de rendez-vous par client et par semaine : Indiquez le nombre maximum de réservations que vous autorisez.

Mode de prise de rendez-vous

Définissez si vous souhaitez permettre à vos clients de :

• Choisir le nombre de ressources à réserver (par exemple : nombre de places dans une salle de formation, nombres de couverts pour un restaurant, nombre de chambre d'hôtel) ;
• Choisir le nombre d'itérations (par exemple : nombre d'heures à louer dans un espace de coworking, nombre de nuitées dans un hôtel).