Prise de rendez-vous · Les fonctionnalités avancées de la prise de rendez-vous
Dirigez-vous dans Console, puis dans le menu latéral Paramètres de la prise de rendez-vous et sélectionnez la succursale souhaitée. Cliquez enfin dans Processus.
Cas d'une prise de rendez-vous (service ou prestation assurée par un équipier)
Les paramètres du processus de prise de rendez-vous permettent d'adapter la façon dont vos clients pourront choisir la date et l'heure de leur rendez-vous. Cette part du paramétrage vous permet de définir le type de validation des rendez-vous et le délai sous lequel un nouveau rendez-vous peut avoir lieu.
Règles
- Les nouveaux rendez-vous pris ont-ils besoin d'être vérifiés et validés ? Indiquez si les rendez-vous pris depuis le widget public doivent donner lieu à une validation manuelle, par le manager (auquel cas, il vous sera peut-être utile de recevoir des emails de notification via les notifications pour l'entreprise) ou par l'équipier assigné.
- Quel type d'utilisateur peut prendre rendez-vous via votre widget public ? Indiquez si vous souhaitez restreindre la prise de rendez-vous à votre clientèle (patientèle) actuelle (c'est-à-dire : déjà dans votre base CRM). Vous pouvez également définir un motif (pattern) en fonction duquel l'adresse email de tout client devra satisfaire pour permettre le rendez-vous.
- Intervalle de temps dans lequel il est possible d'effectuer une réservation : le délai minimum sous lequel un nouveau rendez-vous peut avoir lieu et maximum.
- Prendre en compte les fermetures de l’entreprise : Le délai minimal de prise de rendez-vous sera calculé sur la base des jours ouvrés de l'entreprise.
- Nombre maximum de rendez-vous par client et par jour : Indiquez le nombre maximum de prises de rendez-vous que vous autorisez.
- Nombre maximum de rendez-vous par client et par semaine : Indiquez le nombre maximum de prises de rendez-vous que vous autorisez.
- Notifier les clients lorsqu'un rendez-vous similaire pour une date plus proche se libère : Envoi automatique d'un email aux clients ayant un rendez-vous plus tard si une date plus tôt se révèle disponible suite à une annulation (cas d'une liste d'attente pour un cabinet médical) au moins 48 heures avant le rendez-vous déjà planifié.
À noter
Une liste d'attente est également disponible avec le widget V3. Lorsque l'option de liste d'attente est activée dans le paramétrage d'un service et qu'aucune disponibilité n'est trouvée dans le délai de prise de rendez-vous de ce service, le client peut s'inscrire sur la liste d'attente en laissant ses coordonnées. Chaque matin, un traitement automatique vérifie les disponibilités et notifie les inscrits lorsqu'un créneau se libère dans ce délai.
Mode de prise de rendez-vous
Définissez l'ordre dans lequel doivent être proposés les choix pour la prise de rendez-vous :
- Service : Le client choisit le service, et un équipier est automatiquement associé :
- Répartition intelligente de la charge de travail : le rendez-vous sera associé à un équipier disponible en cherchant à équilibrer la charge de travail de l'équipe sur une journée ou une semaine glissante ;
- Historique de la charge de travail : si le client a déjà pris rendez-vous par le passé dans la période sélectionné, c'est idéalement le même équipier qui sera associé pour ce nouveau rendez-vous. Sinon la répartition sera faite de façon équilibrée entre les équipiers disponibles sur la journée ou la semaine glissante ;
- Répartition équitable : le rendez-vous est attribué à l'équipier disponible ayant le moins de RDV tenus ou prévus sur la période sélectionnée.
- Service + équipier : Le client choisit le service, puis sélectionne l'un des équipiers pouvant effectuer la prestation.
- Équipier + service : Le client choisit l'équipier (par exemple : le coiffeur ou conseiller habituel), et indique ensuite le service attendu.
À noter
Vous pouvez aussi utiliser un paramètre d'URL pour modifier le mode de prise de rendez-vous par défaut via le paramètre schedulingMode. Retrouvez tous les paramètres GET et JS dans notre article Paramètres GET et JS du widget de prise de rendez-vous.
Important à savoir : Lorsqu'un client choisi de replanifier son rendez-vous, le mode de répartition de la charge n'est pas prise en compte. En effet, dans ce cas précis, le widget ne proposera les créneaux disponibles qu'en gardant le même équipier prévu à la base.
Cas d'une réservation (gestion de ressources : chambre d'hôtel, location de matériel, repas en restauration)
Règles
- Les nouveaux rendez-vous pris ont-ils besoin d'être vérifiés et validés ? Indiquez si les réservations prises depuis le widget public doivent donner lieu à une validation manuelle par l'entreprise.
- Quel type d'utilisateur peut prendre rendez-vous via votre widget public ? Indiquez si vous souhaitez restreindre la prise de rendez-vous à votre clientèle actuelle (c'est-à-dire : déjà dans votre base CRM). Vous pouvez également définir un motif (pattern) en fonction duquel l'adresse email de tout client devra satisfaire pour permettre le rendez-vous.
- Intervalle de temps dans lequel il est possible d'effectuer une réservation : le délai minimum sous lequel une nouvelle réservation peut avoir lieu et maximum.
- Nombre maximum de rendez-vous par client et par jour : Indiquez le nombre maximum de réservations que vous autorisez.
- Nombre maximum de rendez-vous par client et par semaine : Indiquez le nombre maximum de réservations que vous autorisez.
Mode de prise de rendez-vous
Définissez si vous souhaitez permettre à vos clients de :
- Choisir le nombre de ressources à réserver (par exemple : nombre de places dans une salle de formation, nombres de couverts pour un restaurant, nombre de chambre d'hôtel) ;
- Choisir le nombre d'itérations (par exemple : nombre d'heures à louer dans un espace de coworking, nombre de nuitées dans un hôtel).
