Intégrer la visioconférence à la prise de rendez-vous

Créé par Julien Pauthier, Modifié le Dim, 26 Févr., 2023 à 9:13 H par Julien Pauthier

Intégrer la vidéo-conférence à la prise de rendez-vous

Il est possible d'envoyer automatiquement un lien de visio-conférence dans les emails de notification de prise de rendez-vous. Dans les modèles de message de confirmation du rendez-vous et de rappel, il suffit d'ajouter un lien, potentiellement avec une partie dynamique, pour que le client puisse rejoindre la visioconférence sans devoir envoyer un email à part.

TABLE OF CONTENTS

Intégrer la vidéo-conférence à la prise de rendez-vous

Lieu d'un rendez-vous

Définissez tout d'abord quels services se tiendront via un lien de visioconférence :

Connecteur Microsoft Teams

Dans le cas d'une synchronisation à un calendrier Office 365, un lien de visioconférence Teams est automatiquement associé à l'événement dès lors que le service est de type "Visioconférence".

Connecteur Google Meet

Dans le cas d'une synchronisation à un calendrier Google, un lien de visioconférence Google Meet est automatiquement associé à l'événement dès lors que le service est de type "Visioconférence".

Connecteur Zoom

Dans le cas de Zoom, il vous suffit de lier votre compte Zoom via le menu Connecteurs en ligne (en haut à droite).

Pour en bénéficier, demandez à votre commercial ou contact Customer Success.

Intégration à une autre plate-forme de visioconférence

Intégration via Zapier

Plusieurs solutions de visioconférence proposent un intégration Zapier permettant de la combiner avec Agendize : https://zapier.com/apps/categories/video-calls

Adresse de visioconférence fixe (Jitsi, Whereby, Join.me)

Plusieurs solutions peuvent être utilisées avec la prise de rendez-vous :

Jitsi : https://jitsi.org/
Whereby : https://whereby.com/
... et d'autres solutions telles que Join.me ou Google Meet par exemple.

Ces solutions proposées en exemple permettent l'utilisation d'une adresse de visioconférence fixe intégrant un nom de salle dynamique comme https://whereby/nomdelasalle ou https://meet.jit.si/nomdelasalle.

Dans la description de l'équipier (Console > Paramètres > Equipe > Equipier), écrire l'adresse de la visioconférence en tant que lien.

Il ne reste plus qu'à intégrer ce lien dans les modèles de message : Console > Paramètres > Modèles de message (voir l'article dédié) en ajoutant le texte dynamique {staff description}. Le texte dynamique sera remplacé automatiquement dans chaque email par le contenu du champ description de l'équipier qui assurera le rendez-vous.

Lorsque le client recevra l'email, il lui suffira de cliquer sur le lien pour être connecté à la visioconférence.

Adresse de visioconférence variable (Jitsi)

De manière à obtenir une salle différente pour chaque rendez-vous, il est possible d'utiliser un lien unique avec Jitsi dans les emails de notification. Pour avoir cet identifiant unique à partir de données disponibles dans la plateforme, nous pouvons utiliser l'identifiant du rendez-vous.

Dans les modèles de message, utiliser le lien https://meet.jit.si/{event id} où {event id} correspond à l'identifiant unique du rendez-vous.

Raccourcis pour déclencher un appel vidéo sur mobile (WhatsApp)

Vous pouvez également gagner du temps en facilitant la création d'un appel vidéo depuis un smartphone. Avec WhatsApp par exemple, vous pouvez insérer un lien d'accès à un numéro de vos contacts dans vos modèles de message pour démarrer rapidement l'app mobile sur votre smartphone directement ouverte sur le contact correspondant au numéro de téléphone de votre interlocuteur :

https://wa.me/{phone}