Personnaliser les courriels, SMS et évènements de calendrier pour les notifications et rappels

Tous les modèles d'email et SMS sont personnalisables, vous pouvez en modifier le contenu et les textes dynamiques.

TABLE OF CONTENTS

• Personnaliser les courriels, SMS et évènements de calendrier pour les notifications et rappels
  • Accéder aux modèles de messages
  • Edition d'un modèle de message
    • Nom du modèle
    • Éditeur de modèle
    • Ajout de contenu (et placeholders)
    • Editer les modèles de SMS
    • Editer les Evénements de calendrier
  • Réinitialisation de modèle de message

Accéder aux modèles de messages

Console > Paramètres > Modèles de messages

Il y a 3 types de modèles de messages :

• Modèles de courriels : notifications et rappels par courriel
• Modèles de SMS : notifications et rappels par SMS
• Evénements de calendrier : configuration des fichiers ICS joints aux emails pour permettre à vos clients d'ajouter leurs rendez-vous dans leur propre calendrier

Il existe 3 catégories de destinataires des notifications (voir dans la configuration des notifications) :

• Les équipiers : la notification sera envoyée à l'équipier qui aura rendez-vous avec un client
• Les clients
• Les managers : destinataires dont les adresses emails sont présentes dans le champ Adresse de courriel du manager dans la page de configuration des notifications

Edition d'un modèle de message

Pour éditer un modèle de message, cliquer sur le titre du modèle (cf capture d'écran ci-dessus).

Nom du modèle

Dans le cas d'un email, le sujet du courriel est éditable :

Éditeur de modèle

Ajout de contenu (et placeholders)

Le menu déroulant est une liste des textes dynamiques existant (clic pour l'insérer à l'endroit où se trouve le curseur). Le modèle peut être accompagné d'une ou plusieurs pièces jointes par défaut.

Note : Vous pouvez utiliser des conditions {if:... dans vos modèles de message pour prendre en compte des cas particuliers.

{if:serviceGroup=Test}Groupe de test{endif}

{if:service id=76543987654}Service{endif}

{if:service=Formation}Ceci est une formation{endif}

{if:service external id=meeting}Ceci est une réunion{endif}

{if:video conference link}{video conference link}{endif}

{if:localization=companyAddress}Lieu : {company} {company address} {company address 2} {company city}, {company state} {company zipcode}{endif}
{if:localization=videoconference}en visio{endif}
{if:localization=phone}appel téléphonique{endif}
{if:localization=custom} {custom location} {endif}

Lieu de votre RDV : {service location}

{if client tags = VIP} Client VIP (liste des tags associés : {client tags}) {end if}

{if:custom field 1640764681910 value=test}valeur "test" trouvée dans le champ ID 1640764681910{endif}

{custom field myExternalId value}

Editer les modèles de SMS

La liste des modèles de SMS est presque la même que celle des courriels. La différence se situe au niveau de l'éditeur puisque les SMS sont uniquement du texte.

Le modèle a un nom, un corps de message limité à 140 caractères dans lequel peuvent être insérés des textes dynamiques.

Attention toutefois à évaluer le nombre de caractères insérés par les textes dynamiques pour éviter les messages trop longs qui risqueraient d'être tronqués.

Editer les Evénements de calendrier

Deux catégories de destinataires : les équipiers et les clients. 

Ce modèle permet de définir les informations qui seront affichées dans le résumé d'un rendez-vous, son adresse et le contenu de la description du rendez-vous une fois celui-ci ajouté au calendrier externe (Microsoft Outlook, Google Calendar, Yahoo, Zimbra, Zoho...) : 

La configuration de l'emplacement permet de préciser plus spécifiquement l'emplacement du rendez-vous :

• à l'adresse de votre entreprise ;
• à l'adresse du client ;
• à une autre adresse collectée pendant la prise de rendez-vous.

Réinitialisation de modèle de message

Lorsqu'un modèle a été personnalisé, la page listant les modèles donne l'information par un pictogramme rouge. Pour réinitialiser un modèle, il suffit de cliquer sur ce pictogramme.